L’archiviazione documentale: ecco come implementarla in pochi semplici passi

Nessun sistema che modifichi le modalità lavorative, dovunque questo debba essere implementato, può essere considerato come isolato dall’ambiente che deve cambiare, e dalle sue abitudini. La stessa archiviazione documentale non prescinde da questo principio basilare, così quando introdotto nella pubblica amministrazione come quando proposto in un’Azienda privata: e alla fine si tratta sempre di bilanciare regole e procedure che devono mantenere un elevato grado di rigidità per funzionare con i quotidiani problemi di imprevisti e fuori programma di cui il normale lavoro quotidiano è costellato. L’obiettivo primario deve essere infatti la piena accettazione e sottoscrizione da parte degli operatori di tutte le procedure, che solamente con questa totale implementazione sono davvero efficienti.

Per ottenere questo risultato è necessario avere l’accortezza di staccarsi un po’ dalla mera teoria e calarsi nella quotidianità del lavoro: diamo per esempio un nome e una distinzione un po’ più precisa e significativa al semplice termine “documento”, di per sé generico, e distinguiamo fra documenti elettronici, quindi già digitali, e documenti analogici, ossia di base cartacei, che possono essere unici oppure no come dettato dalla legge, e in entrambi i casi possono o meno avere valenza fiscale. Solo specificando bene le diverse procedure da seguire per ciascuna categoria potremo creare un sistema che può davvero essere adottato.

Avendo quindi effettuato un ragionevole calcolo del volume di lavoro che deriverà dall’effettiva massa di documenti che normalmente transita ogni giorno dagli uffici in questione, il che ci darà dei dati utili su quale sia il carico a cui il sistema deve far fronte per funzionare efficacemente, potremo passare a scegliere la modalità effettiva di archiviazione da implementare, perché più adatta alla situazione. Ci sono infatti casi in cui si propende, specie per aziende più piccole, per la gestione completamente locale delle procedure, quindi la scansione presso gli uffici con macchine e software propri, e l’archiviazione su server sempre interni; al crescere della mole di lavoro o delle complessità, molti utilizzano un servizio online, che lascia loro l’onere della scansione ma non della conservazione; e nelle aziende più grandi spesso si esternalizza completamente il lavoro, assegnando tutti i compiti relativi all’archiviazione documentale a una società separata, per l’acquisizione come per la conservazione.

Ciò che tuttavia rimane costante, a prescindere dalla scelta di internalizzare o esternalizzare queste procedure (il che può dipendere dalla mole di lavoro, come abbiamo visto, ma anche dalle caratteristiche del personale, o dalle reali intenzioni di spesa dell’azienda) sono le quattro funzioni che il sistema di archiviazione deve poter svolgere.
Per prima cosa il sistema deve infatti poter acquisire i documenti cartacei, trasformandoli nelle loro conformi versioni digitali; normalmente questo richiede l’installazione di uno o più scanner.
In secondo luogo il sistema deve poter archiviare i documenti, sia che li abbia digitalizzati esso stesso sia che siano stati prodotti fin dall’inizio in formato digitale; per fare ciò dovrà assegnare a ciascun documento delle precise chiavi di ricerca che ne permettano il recupero in un momento futuro in maniera razionale.
Successivamente, il sistema deve poter conservare i documenti digitalizzati, sui supporti previsti dalla legge; questo è un centro di risparmio, infatti permette di evitare di conservare i cartacei per dieci anni, con significativi vantaggi economici e di spazio ed efficienza.
Un buon sistema, inoltre, deve tracciare esattamente il flusso stesso dei documenti, identificando per ciascuno le persone che vi hanno lavorato e i momenti in cui lo hanno fatto.